Executive Assistant (H/F)

Wizebulk is a french startup newly founded in 2022 by former unicorns and scale-ups employees. Wizebulk core mission is to digitise the most strategic industry of maritime freight: dry bulk shipping (grain, coal, ore and fertilisers), with a yearly market value of $400 Mds.

Our key activities are around data management & modeling and digital workflows crafting. The company has about twenty employees and evolves in a very international environment, bringing a strong impact to the industry. Work organisation is mostly full remote with teams based in Paris, Lille, Aix-en-Provence and Bordeaux.

About the role

Finance et Comptabilité :

Rapprochements bancaires, reporting, suivi de la trésorerie.

Préparation et transmission des éléments au cabinet d'expertise comptable

Paiement des factures achats, fournisseurs, salaires...

Validation des notes de frais


Social RH :

Établissement des fiches de postes, mise en ligne et suivi des recrutements.

Établissement des promesses d'embauche et contrat de travail.

Signature des contrats, documents et tenue des fichiers salariés

Gestion et suivi des visites médicales.

Préparation des éléments de paie, suivi des paies et validation via le logiciel Payfit.

Onboarding / Offboarding des collaborateurs.

Déclarations diverses.


Office Management :

Gestion des achats, relation avec les fournisseurs, partenaires

Gestion du parc informatique

Organisation d'événements internes ou externes

Gestion des déplacements des salariés et dirigeant

Rédaction de courriers divers et gestion du courrier

Tenue documentaire des process sur Notion et dans le Drive interne de l’entreprise

Preferred experience

• Minimum 5 ans d’XP obligatoire.

• Discrétion, sens de la confidentialité et de la confiance.

• Excellente rigueur.

• La connaissance de Payfit est un plus.

• Anglais (lu/écrit) obligatoire.

Work environment

• Cutting edge technologies, devices and tools
• Best services in town (Alan, Swile, Payfit,...)
• Work from everywhere, with hotspots in Bordeaux, Aix-en-Provence and Paris
• Attractive salaries and stock plans (BSPCE)

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